¶ 4future.email
4future.email ist deine moderne, sichere und zuverlässige E-Mail-Lösung – vollständig entwickelt und betrieben in Österreich.
Der Dienst bietet weit mehr als ein klassisches Postfach:
Du erhältst E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und mobile Synchronisation in einem System, das dir gehört und das konsequent auf Datenschutz und Privatsphäre ausgelegt ist.
¶ 🛡️ Sicherheit & Stabilität – von Grund auf durchdacht
Die gesamte Plattform ist so konzipiert, dass sie auch unter hoher Belastung zuverlässig arbeitet:
- Keine Single Points of Failure: Alle Komponenten laufen mindestens zweifach und überwachen sich gegenseitig.
- Selbstheilender Speicher: Alle Daten liegen auf einem verteilten, fehlertoleranten Speichersystem, das defekte Komponenten automatisch ersetzt.
- Hochgradig skalierbar: Die Architektur ist für zehntausende Benutzer ausgelegt und kann bei Bedarf weiter ausgebaut werden – ohne Ausfälle oder Migrationen.
Damit ist 4future.email nicht nur stabil, sondern auch langfristig zukunftssicher.
¶ 💼 Auf Basis von SOGo – einer modernen Unternehmens-Groupware
4future.email nutzt SOGo als Webmail- und Groupware-Interface. SOGo ist eine leistungsstarke, quelloffene Unternehmenslösung, die vom französischen Unternehmen Alinto entwickelt und weltweit in Organisationen eingesetzt wird. SOGo bietet:
- ein modernes Webmail-Interface
- komfortable Kalender- und Kontaktverwaltung
- Aufgabenverwaltung
- Unterstützung für Mobilgeräte (ActiveSync, CalDAV, CardDAV)
- hervorragende Kompatibilität mit offenen Standards
Durch den Einsatz von Open-Source-Technologie bleiben Daten transparent, kontrollierbar und unabhängig.
¶ 🌍 Ein Dienst, der dir wirklich gehört
4future.email ist ein bewusst europäischer Gegenentwurf zu den großen Cloud-Anbietern. Es gibt:
- keine Werbung
- keine Datenanalyse
- keine Weitergabe deiner Inhalte an Dritte
- keine Abhängigkeit von den wenigen großen Cloud anbietern.
Du behältst die Kontrolle über deine Daten – privat, sicher und souverän.
¶ 1. Erste Schritte
¶ 1.1 Zugangsdaten & Login
Login-URL
Anmeldung mit zusendetem Benutzername und Passwort
Erste Anmeldung: Passwort ändern
¶ 1.2 Oberfläche verstehen
Aufbau des SOGo-Dashboards
Navigationsleiste (Mail / Kalender / Adressbuch / Aufgaben)
Einstellungen & persönliche Präferenzen
Alle generellen Einstellungen für SOGo und seine Module finden Sie unter "Einstellungen" (Zahnrad) am oberen Bildschirmrand.
¶ 2. E-Mail (Webmail)
¶ 2.1 E-Mails lesen & schreiben
Neue Nachricht erstellen
Anhänge hinzufügen
Formatierung
Signaturen verwalten
¶ 2.2 Postfach organisieren
Ordner erstellen, verschieben, löschen
Nachrichten markieren, kategorisieren
Suchfunktion (erweitert & Schnellfilter)
¶ 2.3 E-Mail-Filter & Regeln
Automatische Sortierung
Sortieroptionen können hier geändert werden:
oder es können beliebig folgende Optionen ausgewählt werden:
Abwesenheitsnotiz (Autoresponder)
Weiterleitungen
¶ 2.4 Freigaben
Postfach/Ordner für andere Benutzer freigeben
Berechtigungen einstellen
¶ 3. Kalender
¶ 3.1 Kalender anzeigen & verwalten
Tages/Wochen/Monatsansicht
Mehrere Kalender anlegen
Farben & Kategorien
¶ 3.2 Termine anlegen
Einmalige Termine
Wiederkehrende Termine
Termin-Tags & Erinnerungen
¶ 3.3 Einladungen
Teilnahme zusagen/ablehnen
Terminserien aktualisieren
Probleme mit Outlook-Einladungen verstehen
¶ 3.4 Kalender teilen
Team-Kalender
Berechtigungen (lesen, schreiben, verwalten)
¶ 4. Kontakte (Adressbuch)
¶ 4.1 Kontakte verwalten
Neuer Kontakt
Kontaktgruppen
Fotos, Notizen, Kategorien
¶ 4.2 Import/Export
vCard, CSV
Kontakte synchronisieren
¶ 4.3 Kontaktfreigaben
Adressbuch für andere freigeben
Gemeinsame Adressbücher für Teams
¶ 5. Aufgaben (Tasks)
¶ 5.1 Aufgaben erstellen
Fälligkeitsdaten & Prioritäten
Kategorien & Status
¶ 5.2 Aufgabenlisten
Persönliche Listen
Geteilte Listen
¶ 6. Einstellungen (Preferences)
¶ 6.1 Allgemeine Einstellungen
Sprache
Zeitzone
Darstellung
¶ 6.2 Mail-Einstellungen
Push/Refresh
Servereinstellungen
Signaturen
¶ 6.3 Mobil-Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen für Termine
¶ 7. Nutzung auf Mobilgeräten
¶ 7.1 iPhone/iPad
Mail: IMAP/SMTP
Kontakte: CardDAV
Kalender: CalDAV
¶ 7.2 Android
Es gibt unter Android zwei Möglichkeiten sich mit 4future.email zu verbinden. Mit Bordmitteln von Android funktioniert das mit dem Microsoft spezifischen Protokoll ActiveSync. Der E-Mail Dienst 4future.email simuliert in diesem Zusammenhang einen Microsoft Exchange Server. Android unterstützt die Verbindung mit Exchange Servern, daher auch mit 4future.email. Über ActiveSync wird E-Mail / Kalender und Kontakte (Adressbuch) synchronisiert.
Die zweite Möglichkeit über Standardkonforme Protokolle sich zu verbinden ist leider von Android nicht mit Bordmitteln unterstützt. Dazu muss man eine Applikation nachrüsten. Die Applikation DAVx5 unterstützt CardDav (Adressbuchzugriff) und CalDav (Kalenderzugriff). Mit dieser Applikation kann man Kalender und Kontakte synchronisieren. Der Mail Zugriff funktioniert über die Protokolle IMAP4 und SMTP.
¶ EMail-Nutzung mit Thunderbird (IMAP4 / SMTP)
- Einrichtung
- Besonderheiten
¶ Kalender / Adressbuch / Aufgaben mit DAVx5
Für die Synchronisierung von Terminen, Kontakten und Aufgaben sind die Protokolle CalDAV und CardDAV zuständig, die Android leider nicht von Haus aus unterstützt.
Als zuverlässige Lösung wird jedoch die App “DAVx5” empfohlen, die im PlayStore erhältlich ist und gegen eine geringe Einmalgebühr lebenslage Updates liefert.
D.h. DAVx5 ist der “Übersetzer” für die notwendigen Protokolle und die Anbindung an das Postfach.
Danach können nahezu alle beliebigen Kalender-, Kontakt- und Aufgabenapps benutzt werden.
Die Einrichtung von DAVx5 erfolgt in wenigen Schritten:
- “+” drücken
- Erste Option anwählen und “Fortfahren” drücken
- Die Basis-URL eintragen. Sie lautet:
mail.4future.email/SOGo/dav/<benutzer-id>
Weiters Benutzername und Passwort eingeben und auf “Anmelden” tippen. - Am nächsten Schirm tippt man auf “Abschließen” und damit sollte die Installation erledigt sein.
In den Einstellungen kann noch angegeben werden, welche Kalender bzw. wie oft synchronisiert werden soll, etc.
Danach können die gewohnten Apps für Kalender, Kontakte bzw. Aufgaben verwendet werden.
Beispielhaft zählen wir hier einige Apps auf und erklären die Besonderheiten:
¶ Google Kalender
Standardmäßig werden hier nur Google-Konten angezeigt. Daher muss man einmalig
- in die Einstellungen wechseln,
- auf “Konten verwalten” tippen und
- bei “Nicht-Google-Konten” den Schalter aktivieren
¶ Google Kontakte
Das Konto wird hier automatisch erkannt.
Um neue Kontakte mit dem 4future-Konto zu synchronisieren, muss man das im Einstellungsdialog angeben.
Dazu rechts oben auf das eigene Bild und anschließend auf “Kontakte-Einstellungen” tippen.
Anschließend auf “Standardkonto für neue Kontakte” tippen.
TODO: Kontakte verschieben
¶ Aufgaben mit Tasts.org
Eine recht gute Aufgaben-App ist "Tasks.org: Aufgabenlisten"
¶ 7.3 Was NICHT mehr funktioniert
¶ 7.3.1. Outlook Mobile
Die App nutzt eigene Microsoft-Server, über die alle E-Mails, Kontakte und Kalender „zwischendurch” synchronisiert werden. Das bedeutet:
Ihre Zugangsdaten werden an Microsoft-Server übermittelt Die E-Mails werden über Microsoft-Dienste geleitet Kalender & Kontakte werden nicht über CalDAV/CardDAV synchronisiert, sondern über Microsofts eigene Infrastruktur. Eine Anbindung an mail.4future.email ist aufgrund des fehlenden Supports für CardDAV
Aus diesem Grund wird Outlook Mobile oft als „Cloud-App“ bezeichnet – es ist kein klassisches Mailprogramm, sondern ein Microsoft-365-Frontend. Die App ist aufgrund des fehlenden Kalendersupports und Adressbuchsupports für Nicht-Microsoft 365 Server nicht mehr verwendbar. Zusätzlich wirft das Schleusen aller E-Mails über Microsoft Server, schwere Datanschutz-Bedenken auf.
¶ 8. Nutzung mit Desktop-Clients
¶ 8.1 Thunderbird (empfohlen)
Wir empfehlen Thunderbird, weil es ein offenes, unabhängiges und datenschutzfreundliches E-Mail-Programm ist, das technisch hervorragend zu unserem Anspruch an digitale Souveränität passt. Es unterstützt alle offenen Standards (IMAP, SMTP, CalDAV, CardDAV), funktioniert zuverlässig mit unserer Infrastruktur und vermeidet jeden Vendor-Lock-in. Gleichzeitig ist Thunderbird leistungsfähig, flexibel erweiterbar und lässt sich sowohl für private als auch für professionelle Nutzung sauber konfigurieren. Damit ist es die konsequente Wahl für 4future.mail – stabil, sicher und vollständig unter europäischer Kontrolle.
¶ IMAP/SMTP
Einrichtung des E-Mail Kontos in Thunderbird mit Zugriff lesend über IMAP4 und Sendend über SMTP:
Nach dem Starten von Thunderbird über das Zahnrad (unten links) -→ Konteneinstellungen -→ Neues Konto -→ E-Mail Konto wählen.
In diesem Fenster den vollständigen Namen (Vorname, Familienname) wie er in der Mail erscheinen soll + die E-Mail Adresse, die eingerichtet werden soll, eingeben (z.B. werneri@4future.email) dann “Weiter” drücken. Die Einstellungen werden automatisch gefunden und angezeigt:
Die Einstellungen, die gefunden werden sind:
Posteingangsserver: mail.4future.email
Posteingangsprotokoll: IMAP4, Port 993, Verbindungssicherheit: SSL/TLS
Postausgangsserver: mail.4future.email
Postausgangsprotokoll: SMTP, Port 587, Verbindungssicherheit: STARTTLS
Nach Clicken von “Weiter” wird das Konto erstellt.
Thunderbird findet Adressbuch und Kalender automatisch.
¶ Kalender via CalDAV
Wenn der Kalender manuell eingerichtet werden muss ist wie folge vorzugehen. Der Link für den Kalender ist im Webmail im Kalender zu finden.
Adressbuch via CardDAV
¶ Apple iOS / Mail / Kalender / Kontakte mit Exchange Activesync (EAS)
4future.email bietet das ActiveSync Protokoll (EAS = Exchange Active Sync) an. Bei der Einrichtung wählt man aus, dass man sich mit einem Microsoft Exchange Server verbinden möchte.
Server: mail.4future.email
Domain: leer lassen
E-Mail Adresse
Benutzername = E-Mail Adresse
Passwort
angeben. “Fertig” wählen. Der Client sollte sich verbinden.
¶ Apple Mail / Kalender / Kontakte
IMAP
CalDAV
CardDAV
¶ 8.2 Microsoft Outlook (Windows/macOS)
Viele Anwenderinnen und Anwender arbeiten seit Jahren mit Microsoft Outlook und kennen dessen Bedienung gut. Outlook ist in vielen Unternehmen verbreitet und wird oft automatisch als E-Mail-Programm vorausgesetzt.
Allerdings gibt es heute wichtige technische Gründe, warum Outlook nicht mehr ideal für die Nutzung von 4future.email (und generell für unabhängige E-Mail-Anbieter) ist.
⚠️ Outlook kann im Büroumfeld mit anderen Providern als Microsoft 365 nicht mehr sinnvoll eingesetzt werden
4future.email basiert – bewusst – auf offenen, sicheren und herstellerunabhängigen Standards:
- IMAP – für E-Mails
- CalDAV – für Kalender
- CardDAV – für Kontakte
Diese Standards werden weltweit eingesetzt und ermöglichen herstellerübergreifende Zusammenarbeit.
❌ Outlook unterstützt diese Standards nur eingeschränkt oder gar nicht:
- IMAP wird unterstützt, jedoch zunehmend fehleranfällig und mit deutlichen Einschränkungen.
- CalDAV (Kalender) wird nicht unterstützt.
- CardDAV (Kontakte) wird nicht unterstützt.
- ActiveSync, das früher als Alternative genutzt wurde, wurde von Microsoft abgekündigt und ist in modernen Outlook-Versionen nicht mehr verfügbar.
➡ Ergebnis:
Kalender, Kontakte und Aufgaben funktionieren in Outlook nur noch mit Microsoft 365. Für andere Mailserver muss von diesem Programm abgeraten werden.
¶ 9. Sicherheit
¶ 9.1 Mehrstufige Sicherheit bei 4future.email
Verschlüsselung
Spam-/Malware-Filter
Standort Österreich
¶ 9.2 Passwort & MFA
Passwortregeln
MFA - Multi Faktor Authentizierung / Time-based One-Time Password (TOTP)
Um Deine E-Mail- und Kalenderdaten besser zu schützen, unterstützt 4future.mail eine moderne TOTP-basierte MFA (z. B. mit FreeOTP, Microsoft Authenticator, Google Authenticator, Authy). Wir empfehlen FreeOTP.
MFA kann direkt im SOGo-Benutzerprofil aktiviert werden.
1️⃣ In SOGo einloggen
https://mail.4future.email/SOGo
2️⃣ Auf das Benutzer-Menü klicken
Rechts oben auf Ihren Namen → “Preferences / Einstellungen”
3️⃣ Bereich „Security / Sicherheit“ öffnen
4️⃣ MFA aktivieren
Wähle:
➜ Multi-Factor Authentication → Enable TOTP
5️⃣ QR-Code scannen
SOGo zeigt jetzt einen QR-Code an.
Öffnen Sie Ihre Authenticator-App und wählen Sie:
„Konto hinzufügen“ → „QR-Code scannen“
Die App erstellt einen 6-stelligen Einmal-Code, der alle 30 Sekunden wechselt.
6️⃣ Code bestätigen
den aktuellen 6-stelligen Code im Eingabefeld in SOGo eingeben und bestätigen.
7️⃣ Backup-Codes speichern
SOGo zeigt mehrere Einmal-Backup-Codes an.
➡️ Bitte unbedingt sicher speichern, z. B.:
Passwort-Manager
Ausdruck im Tresor
Diese Codes werden benötigt, falls das Smartphone verloren geht.
Verwendung von 4future.one SSO
¶ 9.3 Verdächtige Mails erkennen
Phishing
Spoofing
Spam-Verdacht
¶ 10. Häufige Probleme & Lösungen (FAQ)
Outlook lädt keine Termine
Outlook-Einladungen kommen als Text
Ich sehe keine Aufgaben (SOGo Tasks deaktiviert?)
Mail wird nicht synchronisiert
Kalender wird nicht angezeigt
Passwort vergessen
¶ 11. Anhang
Serveradressen (IMAP/SMTP/CalDAV/CardDAV)
Ports
Beispielkonfigurationen
Support-Kontakt 4future.digital